[한컴협 뉴스=의정부] 어르신들의 안락한 노후를 책임지는 재가노인복지시설에서 ‘행정 업무의 효율화’가 새로운 화두로 떠오르고 있다. 요양급여 신청서, 방문 및 상담 일지 등 법령에 따른 방대한 서류 작업이 필수적인 만큼, 이를 뒷받침할 효율적인 문서 관리 시스템 구축이 중요해졌기 때문이다.
최근 의정부 지역 내 다수의 재가노인복지시설이 복합기 구매 대신 ‘렌탈 서비스’를 도입하며 스마트한 업무 환경 조성에 나서고 있어 주목된다.
초기 비용 절감하고, 유지보수는 ‘원스톱’으로
복합기 렌탈의 가장 큰 장점은 초기 투자 비용의 최소화다. 고가의 기기를 직접 구매할 필요 없이 사용량이 적은경우 월 2만원 대의 저렴한 비용으로 최신 사양의 복합기를 운용할 수 있어, 예산이 한정된 복지시설 운영에 큰 도움이 된다.
또한, 렌탈 계약에는 토너, 드럼 등 소모품 교체와 정기 점검, 고장 시 무상 수리 서비스가 포함되는 경우가 많다. 기기 관리와 수리에 쏟는 시간을 줄여, 시설 종사자들이 어르신 돌봄이라는 본연의 업무에 더욱 집중할 수 있는 환경이 조성되는 것이다.
똑똑한 문서 관리, 스캔과 클라우드의 결합
전문가들은 복합기를 단순히 출력용으로만 사용하는 것을 넘어 ‘디지털 전환의 핵심 도구’로 활용할 것을 권장한다.
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PDF 디지털 아카이빙: 스캔 기능을 활용해 종이 서류를 PDF 파일로 변환, 문서 검색 시간을 단축하고 보관 공간을 확보한다.
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OCR(광학 문자 인식) 활용: 스캔한 문서의 텍스트를 인식해 내용을 검색할 수 있게 함으로써 서류 관리의 정확도를 높인다.
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클라우드 연동: 구글 드라이브나 원드라이브 등 클라우드 서비스와 연동해 스마트폰으로도 서류를 공유 및 확인할 수 있는 스마트 워크 환경을 구축한다.
업체 선정 시 '유지보수 범위' 확인은 필수
다만, 복합기 렌탈 업체 선정 시 주의할 점도 있다. 일각에서는 유지보수 서비스가 제대로 갖춰지지 않아 업무에 차질을 빚는 사례가 발생하기도 한다.
따라서 계약 전 ▲고장 시 방문 수리 속도(24시간 내 대응 여부) ▲소모품 제공 범위 ▲부품 교체 비용 포함 여부 등을 꼼꼼히 따져봐야 한다. 특히 의정부 현지 밀착형 서비스를 제공하며 신속한 피드백이 가능한 업체를 선택하는 것이 무엇보다 중요하다.
업계 관계자는 “재가노인복지시설은 민감한 개인 정보를 다루는 만큼 보안과 효율성이 동시에 확보되어야 한다”며, “스마트한 복합기 렌탈 활용은 행정 부담을 덜어내고, 결과적으로 어르신들에게 더 나은 요양 서비스를 제공하는 밑거름이 될 것”이라고 조언했다.
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