사업장을 운영하려면 생각보다 많은 IT·사무기기가 필요하다.
업무용 컴퓨터와 노트북부터 모니터, 프린터·복합기, 회의실 TV와 전자칠판까지 하나씩 준비하다 보면 초기 장비 구입비용도 적지 않다.
이 때문에 기업이나 소상공인 가운데 필요한 장비를 직접 구매하는 대신 일정 기간 사용하는 렌탈 방식을 검토하는 경우도 있다.
하지만 렌탈이 모든 사업장에 무조건 유리한 것은 아니다.
사용기간과 장비 종류, 유지관리 조건 등에 따라 직접 구매하는 편이 나을 수도 있기 때문에 계약 전에는 월 렌탈료만 비교하기보다 전체 사용기간과 서비스 범위를 함께 살펴보는 것이 중요하다.
① 사용기간부터 결정하자
가장 먼저 생각해야 하는 것은 장비를 얼마나 오래 사용할 것인가이다.
몇 년 동안 동일한 장소에서 같은 장비를 사용할 예정이라면 구매와 장기 렌탈의 총비용을 비교해볼 필요가 있다.
반대로 프로젝트 기간 동안만 필요한 컴퓨터나 신규 직원 채용으로 일시적으로 필요한 노트북처럼 사용기간이 정해져 있다면 필요한 기간만 이용하는 렌탈이 편리할 수 있다.
전시회·학술대회·교육처럼 며칠 동안만 장비가 필요한 경우에도 단기 렌탈이 활용되고 있다. 실제 한컴협 뉴스에서도 행사 현장에서 노트북·복합기 등을 단기간 사용하는 사례가 확인된다.
② 월 렌탈료만 보고 결정하지 말자
렌탈을 비교할 때 가장 먼저 보이는 숫자는 월 이용료다.
하지만 월 렌탈료가 저렴하다는 이유만으로 계약을 결정하기보다 계약기간 전체에 지불하는 금액을 계산하는 것이 좋다.
예를 들어 계약기간이 36개월이라면 월 렌탈료에 36을 곱해 기본적인 총 납부금액을 확인할 수 있다.
여기에 설치비와 배송비, 회수비, 보증금 또는 기타 비용이 있는지도 확인해야 한다.
구매와 렌탈을 비교할 때도 제품 가격과 월 렌탈료만 단순 비교하지 말고 유지관리와 고장 대응 등에 들어가는 비용과 시간까지 함께 고려하는 것이 현실적이다.
③ 유지보수 범위를 확인하자
렌탈의 장점으로 흔히 이야기되는 것이 유지관리다.
하지만 렌탈이라고 해서 모든 고장과 소모품이 무조건 무료로 처리되는 것은 아니다.
장비 종류와 계약에 따라 서비스 범위가 달라질 수 있기 때문에 계약 전에 확인해야 한다.
특히 복합기는 토너 제공 조건, 흑백·컬러 출력량, 부품 교체, 출장 서비스 등을 살펴보는 것이 좋다.
실제 사업장 복합기 렌탈에서도 계약기간과 월 사용량, 컬러·흑백 출력 조건, 소모품 및 유지관리 범위를 사전에 확인하는 것이 중요하다.
④ 업무에 맞는 사양인지 확인하자
컴퓨터와 노트북 렌탈에서는 가격보다 사양 확인이 중요하다.
단순 문서작업과 인터넷을 사용하는 PC와 CAD·그래픽·영상편집 등에 사용하는 PC는 필요한 성능이 다르다.
따라서 CPU와 메모리, SSD 용량 등을 무조건 높게 선택하기보다 실제로 사용하는 프로그램에 적합한 사양인지 확인해야 한다.
필요 이상의 고사양 장비를 사용하면 비용이 증가할 수 있고, 반대로 너무 낮은 사양을 선택하면 업무 효율이 떨어질 수 있다.
⑤ 설치와 초기 세팅도 확인
PC나 노트북을 여러 대 도입할 경우 장비를 받는 것만으로 업무 준비가 끝나지 않을 수 있다.
Windows 설정부터 업무 프로그램, 프린터 연결, 네트워크 설정 등이 필요할 수 있기 때문이다.
특히 신규 사무실이나 임시 프로젝트 사무실을 구축하는 경우에는 장비 배송 이후 실제 업무를 시작할 수 있는 상태까지 어떤 지원을 받을 수 있는지 확인하는 것이 좋다.
⑥ 계약 종료 후 조건을 확인하자
장기 렌탈에서는 계약 시작만큼 종료 조건도 중요하다.
계약기간이 끝난 후 장비를 반납해야 하는지, 인수가 가능한지, 재계약 조건은 어떻게 되는지 등을 처음 계약할 때 확인해야 한다.
중도 해지 시 위약금이나 장비 회수와 관련된 비용이 발생하는지도 살펴보는 것이 좋다.
사업환경은 몇 년 사이에도 달라질 수 있기 때문에 계약기간이 길수록 이런 조건이 중요해진다.
⑦ '가장 싼 업체'보다 대응 능력도 살펴보자
사무기기는 업무시간에 사용하는 장비다.
따라서 문제가 발생했을 때 얼마나 빠르게 상담하고 대응할 수 있는지도 업체 선택 기준이 될 수 있다.
특히 컴퓨터·노트북·복합기처럼 업무가 중단될 수 있는 장비는 고장 발생 시 대응 방법과 대체 장비 제공 가능 여부 등을 미리 확인해두는 것이 좋다.
행사용 렌탈에서도 단순히 장비를 준비하는 것보다 설치와 사전 테스트, 현장 대응이 중요하다는 사례가 확인된다.
구매와 렌탈, 정답은 사업장마다 다르다
렌탈이 항상 구매보다 저렴한 것도 아니고, 구매가 항상 렌탈보다 경제적인 것도 아니다.
장기간 동일한 장비를 사용하면서 직접 관리할 수 있다면 구매가 적합할 수 있다.
반면 초기 장비 구입 부담을 나누고 싶거나 여러 장비의 관리와 교체를 편리하게 하고 싶은 사업장, 일정 기간만 장비가 필요한 프로젝트라면 렌탈을 검토할 수 있다.
따라서 사무기기를 도입하기 전에
사용기간 → 필요한 사양 → 구매비용 → 렌탈 총비용 → 유지관리 → 계약 종료 조건
순서로 비교해보는 것이 좋다.
결국 중요한 것은 '렌탈이냐 구매냐'가 아니라 사업장에서 장비를 어떻게 사용하는 것이 가장 효율적인가이다.
대전지역 사무기기·IT 장비 렌탈 상담
코코렌탈 대전서구·유성점은 대전지역 기업과 사업장, 기관 등을 대상으로 컴퓨터·노트북·모니터·복합기·대형 TV·전자칠판 등 사무·IT 장비의 단기 및 장기 렌탈 상담을 진행하고 있다.
장비를 무조건 렌탈하기보다 사용 목적과 기간, 필요한 수량 등을 먼저 확인하고 구매와 렌탈 가운데 사업장 상황에 적합한 방법을 비교하는 것이 중요하다.
코코렌탈 대전서구·유성점
대전광역시 서구 계룡로629번길 31 1층
렌탈 문의 042-523-8055
