렌탈 PC·노트북 반납 전 꼭 확인해야 할 것…내 업무자료는 안전할까?
기업 프로젝트나 교육, 행사 등을 위해 컴퓨터와 노트북을 일정 기간 렌탈해 사용하는 경우가 있다.
장비를 받을 때는 필요한 프로그램과 성능, 인터넷 연결 등에 신경을 쓰지만 정작 사용이 끝난 뒤 장비를 반납할 때 저장된 데이터에 대해서는 놓치기 쉽다.
렌탈 PC에는 업무 과정에서 작성한 문서뿐 아니라 다운로드한 파일, 이메일 첨부파일, 브라우저 로그인 정보 등 생각보다 다양한 데이터가 남을 수 있다.
따라서 렌탈 장비를 사용했다면 반납 전 어떤 정보가 저장됐는지 확인하고 필요한 자료는 백업한 뒤 개인정보와 업무자료를 정리하는 과정이 중요하다.
① 바탕화면과 다운로드 폴더부터 확인
가장 먼저 확인할 곳은 바탕화면과 문서, 다운로드 폴더다.
행사자료나 견적서, 참가자 명단, 사진 등을 잠시 저장했다가 그대로 두는 경우가 있기 때문이다.
특히 이메일이나 메신저를 통해 받은 파일은 사용자가 별도로 저장했다는 사실을 잊어버리기도 한다.
장비를 반납하기 전 필요한 파일은 회사 서버나 별도의 저장장치 등 적절한 위치에 백업하고, 렌탈 PC에 남겨둘 필요가 없는 자료는 정리하는 것이 좋다.
② 브라우저 로그인 계정도 확인해야
인터넷 브라우저에는 사용자가 생각하는 것보다 많은 정보가 저장될 수 있다.
업무 중 이메일이나 클라우드 서비스 등에 로그인했다면 해당 계정이 계속 로그인된 상태인지 확인해야 한다.
브라우저에 비밀번호 저장 기능을 사용했다면 로그인 정보가 저장됐을 가능성도 확인할 필요가 있다.
특히 여러 사람이 공동으로 사용하는 행사·교육용 PC에서는 개인 계정이나 업무용 계정 사용 후 반드시 로그아웃하는 습관이 중요하다.
③ 메신저·클라우드 프로그램도 로그아웃
카카오톡 PC버전이나 각종 업무용 메신저, 클라우드 프로그램 등을 사용했다면 단순히 프로그램 창을 닫는 것만으로 충분하지 않을 수 있다.
계정이 자동 로그인되도록 설정되어 있거나 PC에 동기화된 파일이 남아 있을 수 있기 때문이다.
따라서 반납 전에는 사용한 프로그램을 하나씩 확인해 로그아웃 및 동기화 상태를 점검하는 것이 좋다.
④ 필요한 자료를 먼저 백업한 뒤 삭제
자료를 삭제하는 것보다 먼저 해야 할 것은 백업이다.
렌탈 PC에서 작업한 파일 가운데 앞으로 필요한 자료가 있다면 먼저 회사의 저장공간이나 외장 저장장치, 승인된 클라우드 등으로 옮겨야 한다.
반납 후에 중요한 자료가 렌탈 PC에 남아 있었다는 사실을 알게 되면 다시 확보하기 어려울 수 있기 때문이다.
따라서 백업 → 정상적으로 파일이 열리는지 확인 → 렌탈 장비의 자료 정리 순서로 진행하는 것이 안전하다.
⑤ 파일을 휴지통에서 지웠다고 완전히 사라지는 것은 아니다
여기서 알아둘 부분이 있다.
Windows에서 파일을 삭제하거나 휴지통을 비우는 것과 저장장치의 데이터를 복구하기 어렵게 만드는 것은 같은 의미가 아니다.
Microsoft의 Windows 초기화 기능에는 개인 파일과 앱, 설정을 제거하는 ‘모든 항목 제거’ 옵션이 있으며, 여기에 드라이브의 데이터를 정리하는 기능도 제공한다. Microsoft는 PC를 판매·기부·재활용할 경우 이러한 데이터 정리 옵션을 사용할 수 있다고 안내한다.
다만 Microsoft도 이 데이터 삭제 기능이 일반 소비자를 대상으로 한 것이며 정부나 산업계의 데이터 삭제 표준을 충족하는 기능은 아니라고 명시하고 있다.
따라서 기업의 기밀자료나 개인정보처럼 높은 수준의 보안이 필요한 데이터는 해당 조직의 보안정책과 전문적인 데이터 삭제 기준을 따르는 것이 적절하다.
⑥ 초기화하기 전에 BitLocker와 백업 확인
Windows PC를 초기화하려 한다면 바로 초기화 버튼부터 누르는 것은 피하는 것이 좋다.
Microsoft는 PC 초기화 전에 중요한 파일을 백업하고, 장치가 암호화되어 있다면 BitLocker 복구 키를 확인할 것을 안내하고 있다. 초기화 방식에 따라 개인 파일과 앱, 설정이 제거될 수 있기 때문이다.
또한 렌탈 장비라면 이용자가 임의로 Windows를 초기화하기 전에 렌탈업체에 반납 절차를 확인하는 것이 좋다.
업체에 따라 자체적인 데이터 삭제 및 초기화 절차를 운영할 수 있기 때문이다.
⑦ 렌탈업체의 장비 초기화 정책도 확인
PC·노트북을 렌탈할 때 가격과 사양만큼 중요한 것이 반납 후 장비 관리다.
여러 고객에게 순환해서 제공되는 장비라면 이전 사용자의 자료와 계정정보가 다음 사용자에게 노출되지 않도록 관리하는 과정이 필요하다.
따라서 기업이나 기관에서 렌탈업체를 선택할 때는 반납된 PC의 데이터와 운영체제를 어떤 방식으로 관리하는지 확인해보는 것도 하나의 기준이 될 수 있다.
PC 렌탈은 '빌리는 순간'뿐 아니라 '반납하는 순간'도 중요
컴퓨터 렌탈에서는 CPU와 메모리, SSD 같은 사양을 먼저 생각하기 쉽다.
하지만 업무용 PC에서는 사용기간 동안 만들어진 데이터와 계정정보를 어떻게 관리할 것인가도 중요한 부분이다.
특히 행사 참가자 정보나 고객자료, 견적서, 내부 문서 등을 다뤘다면 반납 전에 저장된 자료를 확인하고 필요한 파일을 백업해야 한다.
결국 PC 렌탈은 장비를 받아 사용하는 것에서 끝나는 서비스가 아니라 사용 준비부터 데이터 관리와 반납까지 전체 과정을 생각해야 하는 서비스라고 할 수 있다.
대전지역 PC·노트북 렌탈 상담
코코렌탈 대전서구·유성점은 대전지역 기업·기관·학교·행사기획사 등을 대상으로 컴퓨터와 노트북을 비롯해 모니터·대형 TV·전자칠판·프린터·복합기 등 IT·사무기기 단기 및 장기 렌탈 상담을 진행하고 있다.
업무용 PC나 노트북을 렌탈할 때는 필요한 수량과 사양뿐 아니라 프로그램 설치와 사용 후 데이터 관리, 장비 반납 방법 등도 함께 확인하는 것이 좋다.
코코렌탈 대전서구·유성점
대전광역시 서구 계룡로629번길 31 1층
렌탈 문의 042-523-8055
자료 참고: Microsoft Windows PC 초기화·복구 안내
