[한컴협뉴스] 법률·행정·회계 분야를 비롯해 병원과 공공기관, 일반 기업에서는 계약서, 등기서류, 소송자료, 회계자료 등 대량의 문서를 전자문서로 보관해야 하는 경우가 많다. 하지만 자동원고공급장치(ADF) 용량을 초과하는 문서는 여러 차례 나눠 스캔해야 해 파일이 여러 개로 저장되는 불편이 있었다.
이 같은 문제를 해결할 수 있는 기능으로 캐논 복합기의 '연속 스캔' 기능이 업무 현장에서 활용도를 높이고 있다. 연속 스캔은 여러 번 나누어 스캔한 문서를 하나의 PDF 파일로 저장할 수 있어 대량 문서 관리와 검색 편의성을 높여주는 기능이다.
■ ADF 용량 초과해도 작업 중단 없이 이어서 스캔
연속 스캔 기능은 자동원고공급장치에 모든 원고를 한 번에 넣기 어려운 경우 유용하다. 첫 번째 문서 묶음을 스캔한 뒤 다음 원고를 추가해 작업을 계속 진행할 수 있으며, 모든 스캔이 완료되면 하나의 PDF 파일로 저장된다.
특히 서로 다른 크기의 용지나 단면·양면 문서, 농도와 원고 종류가 다른 문서도 연속으로 스캔해 하나의 문서로 구성할 수 있어 다양한 업무 환경에서 활용성이 높다.
■ 연속 스캔 사용 방법
[ 1 ] 복합기 메인 화면에서 '스캔하고 송신' 선택
[ 2 ] '주소록'에서 수신인 지정 후 확인
[ 3 ] '기타 기능' 선택
[ 4 ] '연속 스캔' 선택 후 닫기
[ 5 ] '시작' 버튼을 눌러 첫 번째 원고 스캔
[ 6 ] 첫 번째 스캔이 완료되면 다음 원고를 올려놓고 다시 '시작' 선택
[ 7 ] 모든 원고 스캔이 끝나면 '송신 시작'을 눌러 하나의 PDF 파일로 저장
■ 대량 스캔 작업에서는 사전 준비도 중요
문서는 스캔 전에 순서대로 정리하면 재작업을 줄일 수 있으며, 스테이플러 심이나 클립, 포스트잇 등을 제거하면 용지 걸림을 예방할 수 있다. 또한 ADF에는 가능한 같은 크기의 용지를 함께 넣는 것이 안정적인 스캔에 도움이 된다.
완성된 파일은 계약명이나 업무명, 날짜 등을 포함한 파일명으로 저장하면 향후 검색과 관리가 훨씬 수월하다.
■ 연속 스캔 기능이 필요한 업무 환경
법무사·변호사·행정사 사무실
세무·회계사무소
병원 및 의료기관
공공기관
일반 기업
수백 장에 이르는 문서를 자주 처리하는 환경에서는 연속 스캔 기능을 활용하면 작업 시간을 줄이고 문서 관리의 정확성을 높일 수 있다.
"대량 문서를 여러 번 나누어 스캔하더라도 최종적으로 하나의 PDF 파일로 저장할 수 있어 문서 관리 효율이 크게 향상"되어 "전자문서화 업무가 많은 사무환경에서는 반드시 활용해볼 만한 기능"이다.
