국내 사무기기 임대(렌탈) 시장이 아날로그식 대면 관리에서 벗어나 데이터 기반의 스마트한 원격 관리 시대로 빠르게 전환되고 있다. 과거 복사기나 복합기, 프린터 등을 임대하는 업체들은 매달 직원이 직접 고객사를 방문해 사용 매수를 확인하고 토너 등의 소모품 상태를 점검해야 했다. 그러나 관리 대수가 늘어날수록 인건비 부담이 가중되고, 수기 정산 과정에서 청구 오류가 발생하는 등 비효율성이 고질적인 문제로 지적되어 왔다.
이러한 시장의 흐름 속에서 사무기기 임대 관리 전문 솔루션인 ‘피카운트(Pcount)’가 업계의 혁신을 주도하는 통합 ERP 시스템으로 큰 주목을 받고 있다. 피카운트는 단순한 장비 관리를 넘어 계약, 관제, 정산, 고객 소통에 이르는 임대 비즈니스의 전 과정을 하나의 생태계로 연결해 업무 효율성을 극대화한 것이 특징이다.
피카운트의 가장 큰 경쟁력은 기기 상태를 실시간으로 파악하는 고도의 모니터링 기술에 있다. 핵심 모듈인 ‘Pcount Sync(임대장비 동기화 시스템)’는 고객사에 설치된 임대 장비의 현재 토너 잔량, 드럼 등 주요 소모품의 주기, 실시간 인쇄 카운트 수를 서버로 즉각 전송한다. 이를 기반으로 작동하는 ‘Pcount Monitoring’ 관제 시스템은 관리자 화면을 통해 모든 기기의 에러 로그와 상태를 한눈에 보여준다. 소모품이 바닥나기 전에 미리 교체 주기를 예측해 배송하거나, 기기 오류 발생 시 엔지니어가 현장에 도착하기 전에 원격으로 문제를 진단할 수 있어 고객 만족도를 대폭 끌어올렸다는 평가를 받는다.
임대 업체들의 고질적인 통증이었던 정산 업무도 ‘Pcount Rental’ 시스템을 통해 말끔히 해결됐다. 기기별로 제각각인 계약 조건(기본 매수, 초과 매수당 단가 등)을 입력해 두면, 시스템이 실시간 카운트 데이터를 바탕으로 매월 임대료와 초과 청구 금액을 자동으로 산출한다. 수금 현황과 미수금 관리 역시 직관적인 대시보드로 제공되어 자금 흐름을 놓치지 않고 체계적으로 관리할 수 있다.
현장 중심의 확장성도 눈에 띈다. 외부 현장에서 스마트폰으로 업무를 처리하는 ‘Pcount Mobile’과 고객 밀착형 소통 도구인 ‘Pcount Talk’의 연동으로 외근 중에도 업무 공백이 발생하지 않는다. 또한, 내부적으로는 사내 직급이나 직무에 따른 세부적인 권한 설정이 가능하며, 보유 중인 기기와 부품 재고의 이력을 투명하게 추적할 수 있어 자산 누수를 방지한다.
요금 체계 또한 합리적이다. 피카운트는 관리하는 장비의 대수를 기준으로 월 비용을 책정하는 슬라이딩 요금제를 채택하고 있다. 50대 미만의 소규모 매장은 월 2만 원 선의 기본요금으로 시작할 수 있으며, 규모가 커질수록 대당 단가가 적용되는 방식이다. 초기 구축비 부담 없이 동기화(Sync), 임대관리(Rental), 모니터링(Monitoring) 시스템을 통합 이용할 수 있어 진입 장벽을 대폭 낮췄다.
업계 관계자는 “피카운트는 단순한 프로그램이 아니라 사무기기 렌탈 업체의 생존과 성장을 위한 필수 인프라로 자리 잡고 있다”라며, “현재 코코렌탈을 비롯한 국내 유수의 사무기기 연합체와 전국의 수많은 임대 매장이 이 시스템을 통해 디지털 전환에 성공했다”고 전했다.
결과적으로 피카운트는 청구 오류에 따른 고객 갈등을 방지하고, 불필요한 현장 출장을 줄여 운영 비용을 절감하는 일석이조의 효과를 증명해 내고 있다. 무한 경쟁 체제에 돌입한 사무기기 임대 시장에서 피카운트 중심의 솔루션 도입은 선택이 아닌 필수 전략이 될 것으로 전망된다.
